Moleskine y Excel y Autofocus4 

Casualidades de siempre. Pasendo con la familia por el centro, un paseo tranquilo en el cual siempre me paro en los mismos escaparates. Esta vez tocó a una papelería. Mira que me gustan todos los artículos de escritura y “sus complementos”. Y descubro unas agendas chulas, chulas. Moleskine (#nomorelinks). Luego resulta que son famosas y todo el mundo las conoce, pero es que yo soy un pardal. Además, también dicen que son señal de pijería, pues son caras. Me da lo mismo, son chulas. Me encantaría poderles dar utilidad en mi dia a dia del trabajo, pero yo necesito computers por todos los lados.

Luego sigo buscando por el éter del internet y me encuentro un blog de productividad personal de Jero Sanchez (#nomorelinks) que las menciona.  También habla sobre Autofocus4, AF4, de Mark Forster (#nomorelinks). Resulta que más o menos hace con la Moleskine o con las tareas de la BB lo mismo que yo en una excel. Y como los blogs son puro egocentrismo y vanidad y además yo utilizo principalmente éste como diario, quiero poner aquí mi instrumento de trabajo para apuntar las tareas pendientes y sobre todo recordar las finalizadas.

AGENDA LABORARE




Es una excel con varias macros. Arriba tiene los botones de ellas. Las columnas son:

%     FEC.INICIO   DIA    FEC.FINAL    PETICIONDE    PRIORIDAD   TEMA   CATEGORIA   DETALLE   ADJUNTO  GRABADO

Explico cada botón:

  • NUEVO. Inserta una fila al principio de todo. Rellena automáticamente la FECHA INICIO con la actual y la hora. Rellena el %completado a 0%. Rellena la columna DIA con la inicial del dia de la semana. Luego se rellena QUIÉN ha hecho la petición. De qué TEMA principal, que categoría (por ejemplo, error, avería, mejora, precios, etc..) y en el DETALLE explico lo principal del problema y lo finalizo con un “.”  Es importante ese .  luego veremos por qué.
  • si pincho dos veces sobre la celda DETALLE me muestra el comentario de la celda que es precisamente el DETALLE, por lo que puedo visualizar mejor todo el campo aunque escriba verdaderas biblias de longitud. Eso lo crea también el botón NUEVO.
  • colores, dependiendo de la PRIORIDAD (muy alta, alta, media, baja…) la fila entera cambia de color.
  • en DETALLE, después del . voy añadiendo brevemente todo lo que hago para su resolución, programas tocados, menus nuevos, etc.. Eso será parte de la RESOLUCIÓN que figurará en el fichero de texto EXPEDIENTE.
  • cuando finalizo una tarea la pongo el % al 100%. Se queda en gris toda la fila. Automáticamente pone en FEC.FINAL la fecha actual y su hora.
  • ORDENAR. Todas las tareas pendientes las pone al principio. Las finalizadas después pero las ordena de más recientes a más antiguas.
  • ADJUNTO. Lanza el explorador para que elija un documento que quiera  y pone el enlace en la columna ADJUNTO de forma que cuando quiera accedo a él directamente desde la excel.
  • EMAIL. Ya no lo utilizo. Automáticamente lanza el Outlook con destinatario el mismo que el de PETICION, asunto el TEMA: frase hasta el primer punto que encuentre en el campo DETALLE y texto un formato establecido. Incluso si la tarea estuviera finalizada sólo tengo que dar al botón enviar para informar al peticionario de su conclusión.

  • GRABA. Se recorre toda la excel y las tareas conclusas las graba en un fichero de texto ubicado en una zona predeterminada con el nombre general del TEMA. Es como guardar todo el historial de un tema en un simple fichero de texto que pueda sobrevivir a todos los cambios de tecnología venideros. Como descripción de la tarea se guarda la frase hasta el primer punto del DETALLE y como resolución el resto.
  • EXP. Es el botón expediente del TEMA. Lanza automáticamente el notepad del fichero expediente creado con el botón GRABA. Una vez abierto lo puedo consultar para refrescar mi mala memoria.

  • SUPERBUS. Eso es ya para rizar el rizo. Por supuesto cuando quiero buscar algo dentro de la excel utilizo CTRL-B. Pero resulta que yo creo un AGENDA LABORARE 2009, 2008, 2007, es decir un excel por cada año. Tengo desde 1994 con programa en C   hecho por mi pero desde 2002 con excel. Por supuesto también puedo dar al boto EXPediente y dentro del notepad puedo buscar cosas de años atrás sobre el mismo tema. Pero lo más rápido es este botón. Lanza un programa en python que me pide la cadena a buscar. Incluso puedo poner dos palabras o más pero siempre las hará un AND. Me abrirá el notepad con todos los registros que haya encontrado con todas las palabras en todos los temas existentes. Es decir si busco “precio error” se generará un fichero “REGISTROS ENCONTRADOS” con todos los casos que hubo del tema que sea que contenga las palabras precio y error. Super rápido.

En resumen esta AGENDA LABORARE me aporta:

  • descargo en ella todo lo que me van pidiendo y tengo que hacer. Así puedo liberar la mente.
  • apunto en ella, pues en DETALLE pongo la resolución. Eso me aporta acordarme cómo solucioné tal tema, qué programa utilicé, cómo y cuando informé. ¿cómo haría esto en una agenda de papel? ¿leyéndome todas las hojas de varios años?
  • clara visualización de las tareas a realizar. Además al estar en excel permite filtrar rápidamente por temas, fechas, peticionarios.
  • sobre todo. En las dicusiones de “¿quién pidió cambiar esto?” , “¿desde cuándo funciona eso así?” y demás me viene de perlas pues más de una vez he tenido que callar alguna boca diciéndo: “Fuiste tú el 23 de mayo de 2007”.
  • además está en una carpeta de Dropbox (#nomorelinks) por lo que si no me llevo el portátil del curre desde el ordenador de casa puedo consultarla.

¿Qué le falta? Posiblemente muchas cosas. Ahora voy a mejorar el botón NUEVO para que se cree una tarea automáticamente en el Outlook de forma que al sincronizar con el móvil pueda ver las tareas. No sé si merece la pena intentar implementar AF4 pues creo que actualmente con AGENDA LABORARE  estoy haciendo casi lo mismo. Conuna diferencia. En esta excel están solo las tareas del curre no las personales, por lo que creo que sería mejor para mi cabeza meter las propias también aquí para tener toda la mente descargada.

Mi experiencia me dice que cada año hay que cambiar el formato, colores o funciones de las herramientas de trabajo personales, para que nos aburramos de ellas y no nos pongamos a buscar por ahí otras herramientas que fácilmente no nos mejorarán lo que ya tenemos.